On Adet, On Mağaza

Replenishment toplantılarında en çok tartışılan soru şudur:

Depoda 10 adet var, on mağaza istiyor. Üç mağazanın üçer adede, kalan yedisinin birer adede ihtiyacı var. Ne yaparsınız?

Herkesin bir cevabı vardır. Cevaplar da genelde üç gruba ayrılır.

İhtiyacı büyük olana önce ver. Üç mağazaya üçer adet gider, kalan bir adet dördüncüye. Yedi mağaza eli boş kalır. Gerekçesi: yarım iş yapmanın anlamı yok, ihtiyacı olanı tam karşıla.

Herkese birer tane ver. On mağazanın hepsi bir adet alır, kimse eli boş kalmaz. Gerekçesi: ürün her mağazada en az bir tane bulunsun, hiçbiri onu vitrinden kaldırmak zorunda kalmasın.

Adil bir ölçüt bul. İhtiyaca oranla dağıt, satış hızına göre sırala ya da geçen sefer alamayanı öne al.

Üçü de savunulabilir. Ben de yıllarca bu tartışmanın içindeydim. Geçen yazının sonunda bir söz vermiştim: önce bunun gerçekten sizin sorununuz olup olmadığına bakacağız. Bu yazıda ölçtüğümüzde ne çıktığını anlatacağım.

Depo böyle çalışsaydı

Paylaştırmayı ölçmek için önce malın yetmemesi lazım. Lumoda’nın yayımlanan verisinde depo, istenen her adedi beden beden toplayabiliyor. Gerçek bir depo böyle çalışmaz. Bu yazı için depoya iki kural ekledik ve aynı dört ayı bu kurallarla yeniden oynattık. Sorumuz şu: depo böyle çalışsaydı ne olurdu?

Birinci kural: mal ya kolide ya açıkta durur. Açık adetDepodan beden beden, tek tek toplanan mal. İsabetlidir ama toplaması pahalı ve depo kapasitesi sınırlıdır., bedenleri tek tek toplanabilen maldır. Mağazanın M bedeni bitmişse yalnız M gönderirsiniz. KoliBedenleri sabit oranda karışık, kapalı paket. Lumoda'da yedi adet, beden sırasıyla 1-2-2-1-1; tek bedenli aksesuarda altı adet. Toplaması ucuzdur ama beden ihtiyacına tam uymaz. ise kapalı pakettir, içinde ne varsa o gider. Lumoda’nın kolisi yedi adet, beden sırasıyla 1-2-2-1-1. Aksesuarda tek bedenden altı adet. Depoya gelen partiden kurulabilen tam kolilerin bir kısmını açıkta tuttuk: Collection ve Outlet’te %20’sini, NOS ile Basic’te %40’ını. Tam koliye tamamlanmayan artık adetler de açıkta kalıyor, gerisi kolide. Sonuçta açık stok bu paylardan büyük çıkıyor: depo sezonluk ürünlerde talep tahmininin tamamı kadar aldığında, dört ayın ilk pazartesisinde depodaki 1.554.337 adedin %55,6’sı açıktaydı.

İkinci kural: depo bir haftada sınırlı sayıda açık adet toplayabilir. Bu tavanı haftada 25.826 adet aldık. Koliyi tavana saymadık, çünkü depo koliyi tek parça hareket ettiriyor.

Açık payı, tavan ve az sonra göreceğiniz toplama maliyetleri bizim varsayımımız, veriden gelmiyor. Bu yüzden yazının sonunda tavanı değiştirip sonucun nasıl değiştiğine de bakacağız.

İki tanımı da baştan vereyim. Bulunabilirlik, bir mağazada bir bedene talep olan günlerin yüzde kaçında o bedenin rafta olduğu. Kayıp oranı, talebin karşılanamayan payı. Aksi söylenmedikçe sayılar referans noktadan: depo sezonluk ürünlerde talep tahmininin tamamı kadar alıyor, tavan haftada 25.826 adet, öncelik cover, koli kuralı da aşağıda anlatacağım A.

Üçünü de kodladık

Modelimizde paylaştırma önceliği bir ayar. Üç kuralı da yazdık:

• cover: mal gittikten sonra bile elindeki malın en kısa süre yeteceği mağaza önce alır. Yani en hızlı satacak mağaza. Dizinin çekirdek cümlesi bu.
• ihtiyac: ihtiyacı en büyük olan önce alır.
• esit: o hafta en az mal almış olan önce alır. Sırayla herkese.

Öncelik iki yerde sırayı belirliyor: açık adet dağıtılırken de, koli dağıtılırken de. Aynı dört ayı, aynı talep üzerinde, yalnız bu ayarı değiştirerek oynattık:

En iyiyle en kötü arasında 0,43 puan var. Pars’ın cümlesi, yani cover, birinci bile değil. Ama farklar yarım puanın altında.

İlk akla gelen açıklama şu: paylaştırma kuralı ancak mal yetmediğinde devreye girer. Belki de mal hep yetiyordur. Ona da baktık.

Kavga çıkıyor

Alımı kıstık: depo sezonluk ürünlerde talep tahmininin %40’ı kadar alsın. Sonra depo kısıtlarını tamamen kaldırdığımız bir denemede (koli zorunluluğu yok, tavan yok) şunu sorduk: mağazaların istediği malın ne kadarı depoda yoktu?

İsteğin %18,5’i depo stoğuna takıldı. Karşılanmayan talebin %44,3’ü de deponun o bedende boş olduğu günlere denk geldi. Alım %100’deyken bu oranlar %11,0 ve %27,2. Yani kavga çıkıyor, hem de sık.

Üç önceliği bu kıt depoda, kısıtlarla birlikte yeniden yarıştırdık. Alım %40’ta cover %55,70, ihtiyac %55,74, esit %54,86 veriyor. Öncelikler arasındaki fark 0,88 puana çıktı ama yine bir puanın altında. Aynı öncelikle (cover) alımı %40’tan %100’e çıkarmak ise bulunabilirliği %55,70’ten %65,10’a taşıyor.

Pars bunu şöyle özetliyor:

— Bir kuralı iyileştirmeden önce o kuralın devreye girdiği anı bulun. O an geliyorsa sonucu ne kadar oynattığına bakın. Bu kural devreye giriyor ama sonucu bir puan bile oynatmıyor.

Kıtlık var, ama paylaştırma kuralı bir kaldıraç değil. Kıt malı kime verdiğiniz, ne kadar mal olduğunun yanında küçük kalıyor.

Depoda mal var, raflar boş

Kıtlığın bir yüzü daha var. Mal depoda olup rafta olmayabilir.

Referans noktada dört ayın ikinci yarısına bakalım. NOS ile Basic’in deposunda pazartesi sabahları ortalama 976.335 adet duruyor, stoğu sıfır olan SKU’ların payı %0,35. Aynı dokuz haftada mağazalardaki bulunabilirlik Basic’te %60,29, NOS’ta %60,42. Dört ayın tamamında ve bütün line’larda ise karşılanmayan talebin %22,2’si deponun o bedende boş olduğu günlere denk geliyor; kalanında depoda mal vardı.

Raf boşken depo doluysa iki şüpheli var: ya depo malı çıkaramıyor ya sistem malı istemiyor.

Birinci şüpheli için tavana bakalım. Açık toplama tavanı referans noktada 18 haftanın 17’sinde doldu, doluluğun ortalaması %97,9. Depo gerçekten sınırda çalışıyor. Ama kısıtları tamamen kaldırdığımızda (ne koli zorunluluğu ne tavan) bulunabilirlik yalnız %66,73’e çıkıyor. Depo kısıtının bulunabilirliğe maliyeti 1,63 puan.

İkinci şüpheliyi sonraki yazıda açacağız ama ipucu şimdiden belli. Kural her pazartesi bir hedef stok kuruyor. Bu hedeflerin toplamı, örtmeleri gereken haftaların gerçek talebinin ancak %83,7’si. Sistem talebin tamamını istemiyor bile.

Koli kapasitenin kendisi

Depo kısıtının maliyeti 1,63 puan dedik. Koliyi kapatırsak tablo değişiyor.

Sezgimiz şunu söyler: açık adet isabetli, koli ise bir kısıt. Madem öyle, koliyi tamamen kapatıp yalnız açık adetle çalışalım:

Koliyi kapatınca gönderilen mal 1.087.910 adet azaldı, bulunabilirlik 27,3 puan düştü.

Sebebi tabloda. Açık adet iki sütunda da aynı: 455.172. Depo haftada 25.826 adetten fazla açık toplayamıyor, 18 haftada bu 464.868 adet ediyor. Yalnız açıkla çalışan zincir tavana dayanıyor ve orada kalıyor. Gerisi ya koliyle gidecek ya hiç gitmeyecek.

Koli bir kısıt değil, kapasitenin kendisi. Üstelik adet başına toplama maliyetini yarının altına indiriyor: 10,00 TL yerine 4,97 TL. Bu maliyetler de varsayım: açık adet başına 10 TL, koli başına 20 TL.

Koli açılmaz

Ali tabloyu görünce aklındakini söylüyor:

— Koli bu kadar işe yarıyorsa bir adım daha atalım. Mağazamın yalnız M’yle L’ye ihtiyacı varsa koliyi depoda açalım, M’yle L’yi gönderelim, gerisini açık stoğa ekleyelim.

Pars başını iki yana sallıyor:

— Mağazaya replenishment yaparken koli açılmaz. Depoda mal ya kolide durur ya açıkta. Önce açığa bakarsın. M ile L açıkta varsa açıktan gider. Yoksa koliye bakarsın. Koli kuralı izin veriyorsa tam koli gider, vermiyorsa o hafta gitmez.

— Açsak ne olur?

— Koli açmak ayrı bir iş. Biri koliyi açar, bedenleri ayırır, kalanı açık stoğa sayar. Bunun işçiliği de maliyeti de ayrı. Açmadan gönderirsen bu sefer mağazaya istemediği beden gider. M ile L lazım, ama kolide XS, S ve XL de var. Onlar rafta bekler, mağazanın stoğu şişer.

— Peki koli açmak sık sık gerekiyorsa?

— O zaman sorun depoda değil, diyor Pars. Ya sipariş yanlış verilmiş ya beden analizi yanlış yapılmış. Mağazaların beden ihtiyacına uymayan koli almışsınız demektir.

Kurduğumuz model de böyle çalışıyor. Önce açık adet gidiyor, açık stok ve haftalık tavan yettiğince. Kalan ihtiyaç için, koli kuralı izin veriyorsa tam koli. Hiçbir koli açılmıyor.

Koli ne zaman gider?

Replenishment’ın en çok ihmal edilen kararı burada: bu mağazaya koli gidecek mi, gitmeyecek mi? Tek bedende ihtiyaç var diye yedi adetlik koli gönderilmez. Ama yedi adedin çoğu gerçekten lazımsa gönderilir.

Üç kural yazdık:

• A: eşik ve fazlalık. Kalan ihtiyaç kolinin belli bir oranına ulaşıyorsa ve hiçbir bedende fazlalık belli bir sınıra varmıyorsa koli gider.
• B: karşılama oranı. Kolideki adetlerin en az belli bir kısmı gerçek bir ihtiyacı karşılıyorsa koli gider.
• C: ikisi birden.

Eşikleri oyun dönemine bakmadan, bir yıl önceki aynı mevsimde seçtik. Ölçütümüz bulunabilirlik ve toplama maliyetiydi: en yüksek bulunabilirliğin bir puan yakınındaki en ucuz kural. A’da kalan ihtiyacın kolinin beşte ikisine ulaşması ve hiçbir bedende fazlalığın 3 adede varmaması gerekiyor. B’de kolinin en az yarısının bir ihtiyaca denk gelmesi. C’yi ayrıca ayarlamadık, A ile B’nin şartlarını birlikte uyguladık.

Sonucu anlamak için bir ayrıntı önemli. Bizim kolide bir bedende en çok iki adet var, yani A’nın fazlalık şartı yedi adetlik kolide hiç devreye girmiyor. Seçtiğimiz A pratikte şunu söylüyor: kolinin hangi bedenleri getirdiğine bakma, yedi adedin üçü kadar ihtiyaç varsa gönder. B daha titiz. Yedi adedin en az dördünün bir ihtiyacı karşılamasını istiyor. Pars’ın kuralına yakın olan B.

Tablodaki satışa dönme, mağazaya varan bir adedin satılana kadar geçen ortalama gün sayısı; yalnız satılan adetler üzerinden:

A ile B arasında 6,30 puan var. C, B’den ancak 0,10 puan ayrılıyor. Bulunabilirlikte kazanan açıkça A. Ama bunu daha çok koliyle, mağazada daha çok stokla ve daha yavaş dönen malla yapıyor. Kalibrasyonda mağaza stoğu ölçütümüzde yoktu, A’nın eşiği de denediğimiz en gevşek değerde kaldı. Stoğu da ölçüte koysaydık seçim değişebilirdi.

Eşiğin kendisi de az şey değil. Kalibrasyon döneminde A’nın oranını beşte ikiden beşte üçe çıkarmak bulunabilirliği %65,80’den %56,58’e düşürüyordu.

Buradan çıkan şu: koli kuralı, bulunabilirlik ile stok arasında bir tercihtir. Kolinin gidip gitmeyeceğine hangi ölçütle ve hangi eşikle karar verdiğiniz puanlarca fark yaratıyor. Gevşek kural rafı daha sık dolu tutar, mağazada daha çok stok bırakır. Titiz kural stoğu yalın tutar, rafı daha sık boş bırakır.

Tavan sizin deponuzda kaç?

Bu yazının bütün sonuçları bir varsayıma yaslanıyor: depo haftada 25.826 adet açık toplayabilir. Sayıyı Lumoda’nın verisinden türettik ama oranı biz seçtik: tavanı, bir yıl önceki aynı mevsimde Lumoda’nın mağazalarına haftada ortalama gönderdiği replenishment adedinin dörtte biri olarak aldık. Sonra tavanı değiştirip aynı dört ayı yeniden oynattık:

Tavan sıkıştıkça bulunabilirlik düşüyor, gevşedikçe artıyor ama giderek daha az. Tavan 1,6 katına çıktığında kısıtın bulunabilirliğe maliyeti bir puanın altına iniyor: hiçbir depo kısıtı olmayan denemeden (%66,73) yalnız 0,34 puan geride. Tavan yine de çoğu hafta doluyor. Tavanı tamamen kaldırıp koli kuralını yerinde bıraktığımız son satır ise kısıtsız denemeyi biraz geçiyor.

Toplama maliyeti de varsayım. Açık adet başına 10 TL yerine 5 TL deseydik referans noktanın maliyeti 5.397.940 TL, 20 TL deseydik 12.225.520 TL olurdu.

Şimdi soru sizde. Sizin deponuz haftada kaç adet açık toplayabiliyor? Haftalık sevkiyatınızın dörtte biri mi, yarısı mı? Bir SKU’nun kaç adedi kolide, kaç adedi açıkta duruyor? Depo kayıtları bunları çoğu zaman doğrudan söylemez. Bizim burada varsaydığımız şeyi siz kendi deponuzdan ölçmek zorundasınız. Bu sayılar olmadan koli kuralı da paylaştırma önceliği de havada kalır.

Bu yazıdan akılda kalması gereken üç şey

Bir. Kıtlık olsa bile paylaştırma kuralı büyük bir kaldıraç değil. Üç önceliğin farkı alım %100’deyken 0,43, alım %40’tayken 0,88 puan. Kıt malı kime verdiğinizi tartışmadan önce ne kadar mal olduğuna ve sistemin ne kadar istediğine bakın.

İki. Koli bir kısıt değil, kapasitedir. Koliyi kapatmak bulunabilirliği 27,3 puan düşürüyor. Ama koli açılmaz: önce açık adet, sonra kuralın izin verdiği tam koli.

Üç. Koli kuralı bir tercihtir. Gevşek kural daha yüksek bulunabilirlik verir, bedelini mağazadaki stokla ödersiniz.

Bu yazıda bir sayıyı sonraya bıraktık: kuralın hedefi gerçek talebin %83,7’sinde kalıyor. Sonraki yazıda kural tabanlı yöntemi baştan sona kuracağız: son yedi günün satışı, özel gün katsayısı, güvenlik stokunun üç ailesi. Stoksuz kalan mağazanın talebini hiç göremiyorsak hızını nasıl ölçeceğimizi de orada konuşacağız. İlk yazıda verdiğim sözü de orada tutmaya başlayacağız: kuralı Lumoda’nın bugünkü yöntemiyle aynı depoda yarıştıracağız.